Ce module permet de gérer la déclaration, l’analyse, la mise à jour et la fermeture des activités externes. Le présent guide vise les fonctionnalités du module disponibles auprès des superutilisateurs.
Configuration des contrôles du module Activités externes
Le module Activités externes comprend trois contrôles :
- Demande d'approbation d'activité externe (nouvelle) : pour toute nouvelle déclaration d'une activité externe.
- Demande d'approbation d'activité externe (mise à jour) : pour déclarer une mise à jour à une activité externe déclarée précédemment.
- Clôture d'une activité externe : pour fermer une activité externe déclarée précédemment.
Ces trois contrôles doivent toujours être actifs afin de permettre aux utilisateurs de déclarer, de mettre à jour ou de fermer leurs activités externes.
ÉTAPE 1
Naviguez à la configuration des contrôles, sous Configuration→Contrôles à partir du menu de la plateforme.
Figure 1 : Liste des contrôles
ÉTAPE 2
Recherchez avec les mots-clés « activité externe » dans le champ de recherche et consultez le statut des contrôles.
Figure 2 : Liste filtrée des contrôles pour présenter contrôles du module activités externes
ÉTAPE 3
Selon vos besoins, vérifiez les assignations, les modifications à apporter au formulaire et les paramètres de l’étape de décision (approbation) de chaque contrôle. Nota : dans les contrôles liés au module Activités externes, le gestionnaire de chaque utilisateur est désigné comme approbateur. Cela peut être modifié selon vos besoins.
Figure 3 : Vue du flux de travail du contrôle, y compris l'assignation de la demande, les paramètres du formulaire et l'étape de décision au gestionnaire de l'utilisateur
ÉTAPE 4
Une fois les vérifications faites, si le contrôle est en mode « brouillon », cliquez sur Publier pour l’activer. Répétez les vérifications ci-dessus pour les deux autres contrôles avant de les publier.
Figure 4 : Activation du contrôle avec le bouton Publier
Note : Si le gestionnaire de l’utilisateur est l’approbateur désigné dans les trois contrôles, il est nécessaire de le préciser dans la section Gestion des utilisateurs (sous Administration, Utilisateurs à partir du menu).
Cependant, si un utilisateur distinct est configuré comme approbateur dans les contrôles, la tâche d’approbation sera attribuée à cet utilisateur, et la désignation du gestionnaire de l’utilisateur n’est pas nécessaire.
Désigner le gestionnaire de chaque utilisateur
ÉTAPE 1
Pour désigner le gestionnaire d’un utilisateur, naviguez à la gestion des utilisateurs sous Administration→Utilisateurs à partir du menu.
Figure 5 : Gestion des utilisateurs
ÉTAPE 2
Dans le profil des utilisateurs, sélectionnez le gestionnaire et cliquez sur Sauvegardez les changements pour terminer.
Figure 6 : Profil d'un utilisateur affichant un gestionnaire désigné
Gestion des activités externes
La section Gestion des activités externes permet d’effectuer un suivi centralisé des activités externes en cours ou terminées.
ÉTAPE 1
Naviguez vers la gestion des activités externes, sous Activités externes→Gestion des activités.
Figure 7 : Gestion des activités externes – vue liste
ÉTAPE 2
Pour un affichage groupé ou détaillé des activités externes, cliquez sur le bouton Liste ou Grille. Utilisez les boutons Colonnes, Filtres et Exporter pour afficher ou masquer des colonnes, filtrer les résultats à afficher ou exporter la liste des activités externes en format Excel.
Vous pouvez rechercher une activité externe à l’aide du champ de recherche avec un mot-clé.
Figure 8 : Gestion des activités externes – vue grille
ÉTAPE 3
Pour voir les détails d’une activité externe, cliquez sur le bouton d’options à la fin de la ligne, puis sur Voir les détails.
Figure 9 : Bouton d'option, Vois les détails d'une activité externe
ÉTAPE 4
Dans la page qui s’affichera, vous pouvez consulter les détails de l’activité externe, son état d’approbation, ainsi que son statut. Une activité externe a le statut En cours jusqu’à ce celle-ci soit terminée et fermée.
Figure 10 : Détails d'une activité externe
Consulter toutes les activités externes
Toutes les activités externes actives et clôturées peuvent être consultées dans la plateforme.
ÉTAPE 1
Pour consulter toutes vos activités externes, naviguez vers Mes activités, sous Activités externes→Mes activités
Figure 11 : Voir toutes les activités externes
ÉTAPE 2
Toutes vos activités externes sont affichées. Utilisez les boutons Colonnes, Filtres et Exporter pour afficher ou masquer des colonnes, filtrer les résultats à afficher ou exporter la liste des activités externes en format Excel.
Vous pouvez rechercher une activité externe à l’aide du champ de recherche avec un mot-clé.
Dépliez une activité externe pour afficher une brève description, son statut ainsi que son statut d'approbation. Une activité externe ne peut être dépliée que si elle a été mise à jour ou clôturée.
Figure 12 : Page de l'historique des activités externes
REMARQUES
Veuillez noter que le présent document est un guide sommaire et que de courts guides existent aussi pour la configuration des paramètres de contrôles. L’équipe de soutien d’AlphaCCO se fera un plaisir de vous aider si vous souhaitez davantage d’accompagnement. N’hésitez pas à communiquer avec nous au support@alphacco.com.