Ce module permet d’encadrer la gestion des activités externes. Le présent guide vise les fonctionnalités disponibles à tous les utilisateurs et ciblant la déclaration, la mise à jour et la fermeture d’activités externes.
Déclarer une nouvelle activité externe
ÉTAPE 1
Pour déclarer une nouvelle activité externe, cliquez sur le bouton raccourci Nouvelle demande, au coin supérieur droit du tableau de bord. (Il est aussi possible de naviguer vers le module Activités externes, sous Activités externes→Mes activités à partir du menu.)
Figure 1 : Bouton Nouvelle demande dans le tableau de bord
ÉTAPE 2
Après avoir lu la question, cliquez sur Annuler ou Confirmer.
Figure 2 : Fenêtre de confirmation pour la déclaration d'une nouvelle activité externe
ÉTAPE 3
Remplissez le formulaire de demande d’approbation et cliquez sur le bouton Soumettre.
Figure 3 : Formulaire de déclaration de l'activité externe
Une fois la déclaration soumise, l’activité apparaîtra dans la liste sous Mes activités externes, sous Activités externes→Mes activités à partir du menu. Vous serez avisés par courriel lorsque l’approbation aura été effectuée. Le statut de l’activité demeurera En cours jusqu’à la fermeture de l’activité.
Figure 4 : Mes activités externes
Mettre à jour une activité déclarée précédemment
Une activité déclarée et approuvée précédemment à laquelle un changement a lieu doit faire l’objet d’une mise à jour pour approbation.
ÉTAPE 1
Pour mettre à jour une activité externe en cours, naviguez vers Mes activités externes, sous Activités externes→Mes activités à partir du menu, sélectionnez l’activité, cliquez sur le bouton d’options à la fin de la ligne, puis sélectionnez Mise à jour.
Figure 5 : Option de mise à jour d'une activité déclarée et approuvée précédemment
ÉTAPE 2
Le formulaire de mise à jour présente les informations soumises à la déclaration initiale, afin de permettre de les mettre à jour. Cliquez sur le bouton Soumettre une fois la mise à jour des informations effectuée. Vous serez avisés par courriel lorsque l’approbation aura été effectuée.
Figure 6 : Formulaire de mise à jour d'une activité déclarée et approuvée précédemment
Fermer une activité externe
Une activité externe qui prend fin doit être fermée.
ÉTAPE 1
Pour fermer une activité externe, naviguez vers Mes activités externes, sous Activités externes→Mes activités à partir du menu, sélectionnez l’activité, cliquez sur le bouton d’options à la fin de la ligne, puis sélectionnez Fermer.
Figure 7 : Option pour la fermeture d'une activité externe en cours
ÉTAPE 2
Après avoir lu la question, cliquez sur Retour ou Confirmer.
Figure 8 : Fenêtre de confirmation de la fermeture d'une activité
ÉTAPE 3
Remplissez le formulaire de fermeture de l’activité externe, puis cliquez sur Soumettre pour terminer. Le statut de l’activité externe est maintenant Fermée.
Figure 9 : Formulaire de fermeture de l'activité externe
Figure 10 : statut d'une activité externe fermée
Consulter toutes les activités externes
Toutes les activités externes actives et clôturées peuvent être consultées dans la plateforme.
ÉTAPE 1
Pour consulter toutes vos activités externes, naviguez vers Mes activités, sous Activités externes→Mes activités
Figure 11 : Consulter toutes les activités externes
ÉTAPE 2
Toutes vos activités externes sont affichées. Utilisez les boutons Colonnes, Filtres et Exporter pour afficher ou masquer des colonnes, filtrer les résultats à afficher ou exporter la liste des activités externes en format Excel.
Vous pouvez rechercher une activité externe à l’aide du champ de recherche avec un mot-clé.
Dépliez une activité externe pour afficher une brève description, son statut ainsi que son statut d'approbation. Une activité externe ne peut être dépliée que si elle a été mise à jour ou clôturée.
Figure 12 : Page de l'historique des activités externes
REMARQUES
Veuillez noter que le présent document est un guide sommaire et que de courts guides existent aussi pour la configuration des paramètres de contrôles. L’équipe de soutien d’AlphaCCO se fera un plaisir de vous aider si vous souhaitez davantage d’accompagnement. N’hésitez pas à communiquer avec nous au support@alphacco.com.