Cette fonctionnalité vous permet de rechercher et de télécharger depuis la plateforme tout document téléversé, joint lors des soumissions ou des approbations, ainsi que les fichiers d’instructions et ceux de la bibliothèque de documents. Pour cela, vous devez disposer du rôle de superutilisateur.
ÉTAPE 1
Pour exporter des documents, allez dans le menu de la plateforme Rapports-->Exportation de documents.
Figure 1: Page menu exportation de documents
ÉTAPE 2
Effectuez une recherche du document en utilisant le champ de recherche ou appliquez les filtres ci-dessous :
- Formulaire : Permet de rechercher les documents associés à un formulaire spécifique.
- Source du document : Les documents peuvent être ajoutés à la plateforme à partir de plusieurs sources (instructions, approbations, rapports et résultats de filtrage, soumissions à un formulaire ou bibliothèque de documents). Ce filtre permet de sélectionner la source appropriée pour affiner la recherche. Vous pouvez également choisir "Sélectionner tout" pour une recherche plus large.
- Utilisateur : Permet de filtrer les résultats en fonction de l’utilisateur ou des utilisateurs ayant ajouté le document.
- Date de début – Date de fin : Permet de rechercher les documents ajoutés sur une période donnée.
Figure 2: Page exportation de documents avec les filtres
ÉTAPE 3
Pour télécharger un document spécifique, cliquez sur son nom ou sur le bouton à trois points [⋮] pour accéder aux options. Sélectionnez Aperçu pour afficher un aperçu du document ou cliquez sur Télécharger pour l’enregistrer.
Figure 3: Page de téléchargement d’un document
ÉTAPE 4
Pour télécharger plusieurs documents, sélectionnez-les dans la fenêtre des résultats, puis cliquez sur Télécharger la sélection. Vous pouvez également exporter la liste des résultats dans un fichier Excel avec le bouton Exporter vers Excel.
Figure 4: Page de sélections de documents
REMARQUES
Veuillez noter que le présent document est un guide sommaire. L’équipe de soutien d’AlphaCCO se fera un plaisir de vous aider si vous souhaitez davantage d’accompagnement. N’hésitez pas à communiquer avec nous au support@alphacco.com.